Osoba odpowiedzialna w UE – kiedy jest potrzebna według GPSR?

Artykuł 16 GPSR stanowi, że produkt objęty rozporządzeniem nie może być wprowadzony na rynek, jeżeli nie istnieje operator gospodarczy z siedzibą w UE odpowiedzialny za określone zadania. Przy imporcie z Chin tę rolę często pełni sam importer.

Określenie „osoba odpowiedzialna” nie oznacza wyłącznie zewnętrznej firmy dopisywanej na etykiecie. Trzeba ustalić rzeczywistą rolę w łańcuchu, zakres zadań i podstawę prawną. Inne reżimy, np. kosmetyki, używają podobnej nazwy, ale określają odrębne obowiązki.

Kto może być odpowiedzialnym operatorem w UE

Nie wybiera się dowolnie najwygodniejszej nazwy. Pierwszeństwo i obowiązki wynikają z rzeczywistego łańcucha dostaw oraz art. 4 rozporządzenia 2019/1020. Zewnętrzna usługa nie usuwa obowiązków producenta ani importera.

• producent mający siedzibę w Unii Europejskiej;
• importer, gdy producent znajduje się poza UE;
• upoważniony przedstawiciel posiadający pisemne umocowanie do odpowiednich zadań;
• w określonych przypadkach dostawca usług realizacji zamówień, gdy nie ma wcześniejszego właściwego operatora.

Jakie zadania musi wykonywać podmiot odpowiedzialny

• weryfikować istnienie wymaganej dokumentacji i deklaracji, gdy ma zastosowanie;
• zapewniać możliwość udostępnienia organowi wymaganych dokumentów i informacji;
• współpracować z nadzorem rynku i pomagać usuwać ryzyko związane z produktem;
• regularnie sprawdzać informacje producenta, instrukcje, bezpieczeństwo i dokumentację w zakresie wymaganym GPSR;
• uczestniczyć w działaniach dotyczących wypadków, wycofania i odzyskania produktu, gdy sytuacja tego wymaga.

Gdzie umieścić dane osoby odpowiedzialnej

Dane odpowiedzialnego operatora powinny być wskazane z produktem zgodnie z właściwymi przepisami. Przy sprzedaży na odległość art. 19 GPSR wymaga wyraźnego i widocznego pokazania nazwy oraz adresu pocztowego i elektronicznego osoby odpowiedzialnej, jeżeli producent nie ma siedziby w UE.

• na produkcie, opakowaniu, przesyłce lub dokumencie towarzyszącym zgodnie z właściwą podstawą prawną;
• w ofercie internetowej obok danych producenta, identyfikacji produktu, zdjęcia i ostrzeżeń;
• w sposób czytelny, trwały i spójny z dokumentacją oraz rzeczywistą rolą podmiotu;
• bez zastępowania wymaganych danych samym kodem QR lub linkiem.

Importer a płatna usługa „EU Responsible Person”

Jeżeli polska firma importuje produkt z państwa trzeciego i wprowadza go na rynek, co do zasady ma własne obowiązki importera. Umowa z innym podmiotem może wspierać proces, ale nie może fikcyjnie przenieść odpowiedzialności wynikającej z rzeczywistej roli.

Przed zakupem usługi trzeba sprawdzić zakres umocowania, dostęp do dokumentacji, procedury współpracy z organami, obsługę incydentów, czas reakcji, ubezpieczenie i to, czy podmiot rozumie konkretny reżim produktu.

Nie myl podobnych pojęć

Czerwone flagi

• zgoda na umieszczenie nazwy bez dostępu do dokumentacji i procedury reagowania;
• jedna uniwersalna umowa dla zabawek, kosmetyków, elektroniki i wyrobów medycznych;
• brak adresu elektronicznego lub nieaktualne dane w ofercie internetowej;
• podmiot odmawiający współpracy przy skardze, wypadku lub zapytaniu organu;
• etykieta wskazująca inną rolę niż wynika z faktur, transportu i rzeczywistego łańcucha.

Oficjalne źródła

• Rozporządzenie (UE) 2023/988 – aktualny tekst skonsolidowany GPSR
• Rozporządzenie (UE) 2019/1020 w sprawie nadzoru rynku
• Komisja Europejska – bezpieczeństwo produktów i Safety Gate
• Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009 dotyczące produktów kosmetycznych