Deklaracja zgodności UE – co musi zawierać i kto ją podpisuje?

Deklaracja zgodności UE, często oznaczana jako EU Declaration of Conformity lub DoC, jest prawnym oświadczeniem, że konkretny produkt spełnia wszystkie mające zastosowanie wymagania unijne. Nie jest tym samym co raport badań, certyfikat systemu jakości ani jednostronicowy dokument handlowy przygotowany bez odniesienia do produktu.

Deklarację sporządza się po wykonaniu wymaganej oceny zgodności i skompletowaniu dokumentacji technicznej. Podpis oznacza przyjęcie odpowiedzialności za zgodność produktu. Dlatego importer powinien sprawdzać nie tylko obecność pliku, lecz także jego treść, model, akty prawne i osobę podpisującą.

Kto odpowiada za deklarację?

Za wystawienie deklaracji odpowiada producent – również wtedy, gdy ma siedzibę poza UE. Producentem jest także firma, która zleca wykonanie produktu i sprzedaje go pod własną nazwą lub marką. Upoważniony przedstawiciel może podpisać dokument w zakresie wynikającym z pisemnego umocowania.

Importer nie powinien samodzielnie „przepisywać” deklaracji zagranicznego producenta, jeżeli nie przejął roli producenta i nie ma podstaw do złożenia takiego oświadczenia. Jego zadaniem jest między innymi weryfikacja, czy producent przeprowadził właściwą procedurę i czy dokument odpowiada produktowi.

Jakie informacje zwykle zawiera deklaracja zgodności UE?

Dokładny wzór i wymagane elementy trzeba sprawdzić w każdym akcie mającym zastosowanie do produktu. W wielu unijnych ramach powtarzają się jednak następujące informacje:

• unikalna identyfikacja produktu, typu, modelu lub partii;
• nazwa i pełny adres producenta, a w odpowiednim przypadku również upoważnionego przedstawiciela;
• oświadczenie, że deklaracja została wydana na wyłączną odpowiedzialność producenta;
• opis produktu umożliwiający jego identyfikację, czasem wraz ze zdjęciem;
• wykaz właściwych aktów prawnych UE;
• wykaz zastosowanych norm zharmonizowanych lub innych specyfikacji wraz z wersjami, jeżeli są przywoływane;
• dane jednostki notyfikowanej i certyfikatu, jeżeli brała udział w procedurze;
• miejsce i data wystawienia, imię, stanowisko i podpis osoby upoważnionej.

Jedna deklaracja dla całego gotowego produktu

CE na zasilaczu, module radiowym albo ogniwie nie przenosi się automatycznie na cały wyrób. Podmiot wprowadzający gotowy produkt powinien zapewnić ocenę i deklarację obejmującą kompletną konfigurację. Dokumenty komponentów są materiałem wejściowym do tej oceny, a nie jej zamiennikiem.

Jeżeli gotowy produkt podlega kilku aktom wymagającym CE, deklaracja powinna uwzględniać wszystkie właściwe przepisy. Przykładowo urządzenie radiowe z baterią może wymagać równoczesnej analizy RED, RoHS oraz przepisów o bateriach, a dodatkowe funkcje mogą rozszerzać zakres.

Jak sprawdzić deklarację od fabryki?

Czerwoną flagą jest deklaracja bez numeru modelu, z losową listą dyrektyw, obejmująca „all products”, podpisana przed powstaniem raportów albo wskazująca firmę, której nie ma na produkcie.

• porównaj producenta, adres, markę i model z etykietą oraz zamówieniem;
• sprawdź, czy wymienione akty rzeczywiście pasują do funkcji produktu i są aktualne;
• zweryfikuj numery oraz daty norm, zwłaszcza gdy raporty odwołują się do innych wersji;
• ustal, czy wskazana jednostka notyfikowana istnieje w NANDO i ma właściwy zakres;
• porównaj datę deklaracji z datami badań i zmian konstrukcyjnych;
• sprawdź, czy podpisujący ma stanowisko i umocowanie pozwalające reprezentować producenta.

Aktualizacja i przechowywanie dokumentu

Deklaracja powinna być aktualizowana po zmianie konstrukcji, kluczowego komponentu, właściwych przepisów, norm albo danych podmiotu. Oficjalny portal Your Europe wskazuje typowo dziesięcioletni okres przechowywania deklaracji i dokumentacji dla produktów objętych CE, ale zawsze trzeba sprawdzić okres w konkretnym akcie produktowym.

Plik powinien pozostawać dostępny dla organów nadzoru. W praktyce warto połączyć go z wersją produktu, zamówieniem, raportami i zatwierdzonym projektem etykiety, aby po kilku latach można było odtworzyć stan wyrobu w momencie wprowadzenia na rynek.

Oficjalne źródła

• Your Europe – podpisanie deklaracji zgodności UE
• Your Europe – przygotowanie dokumentacji technicznej
• Your Europe – ocena zgodności produktu
• Your Europe – oficjalne zasady oznakowania CE